Questions et réponses

Avec ces questions et réponses, nous espérons répondre aux questions concernant l’organisation de la 42e Conférence Mondiale du Scoutisme et le 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial de façon virtuelle.

Si vous avez d’autres questions concernant l’organisation de ces événements de façon virtuelle, n’hésitez pas à nous contacter via conference2021@scout.org.

Abréviations utilisées:
les événements = 42e Conférence Mondiale du Scoutisme et 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial
Conférence = 42e Conférence Mondiale du Scoutisme
Forum des Jeunes = 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial
CMS = Comité Mondial du Scoutisme
JC = Jeunes conseillers du Comité Mondial du Scoutisme
BMS = Bureau Mondial du Scoutisme
OSN = Organisation Scoute Nationale
RoP = Règles de procédure interne

Русский

QUESTIONS EN LIEN AVEC LES ÉVÉNEMENTS

Le Forum des Jeunes est un outil éducatif, il offre la possibilité aux jeunes membres du Scoutisme Mondial d’apprendre, de discuter et d’exprimer leurs opinions sur différentes questions; beaucoup de participants sont également délégués lors de la Conférence. Les participants préparent des comptes-rendus et font des recommandations à la Conférence et au CMS, ce faisant, ils développent des compétences qui renforcent leur aptitude à participer au processus de prise de décision. Le Forum des Jeunes est considéré comme une mesure provisoire pour améliorer la participation des jeunes dans la prise de décision au niveau mondial.

La Conférence est l’instance dirigeante de l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout. La Conférence, qui se réunit tous les trois ans, est l’occasion pour les Organisations Membres d’examiner les politiques et les normes du Mouvement Scout, d’élaborer la politique générale de l’Organisation Mondiale et de faire le nécessaire pour faire avancer la cause du Mouvement.

Le Forum des Jeunes a lieu avant la Conférence et offre aux jeunes de moins de 26 ans un espace au sein duquel discuter des résolutions qui seront examinées par la Conférence. Le Forum leur donne aussi la chance de faire des recommandations ou des propositions d’amendements pour améliorer les résolutions en question, pour amener sur la table d’autres sujets d’intérêt pour les jeunes ou pour renforcer les politiques des jeunes nationales. De plus, les participants du Forum des Jeunes rédigent une déclaration et un rapport formels à transmettre à la Conférence. Enfin, le Forum des Jeunes constitue une expérience formative en vue de la Conférence, un soutien et un encouragement pour les délégués des Organisations Membres.

Lorsqu’il a été décidé d’organiser les événements de façon virtuelle, le CMS a décidé d’en changer les dates afin qu’ils aient principalement lieu le week-end pour faciliter l’accès et la participation.

Les nouvelles dates pour les événements virtuels sont les suivantes:

  • Le 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial du mercredi 18 au dimanche 22 août 2021
  • La 42e Conférence Mondiale du Scoutisme du mercredi 25 au dimanche 29 août 2021

La recherche sur les modalités possible des événements incluait une évaluation des coûts et des sources de revenu potentielles de l’organisation des événements de façon virtuelle. Les coûts comprennent l’obtention d’une plateforme d’événement en ligne de qualité, de la production studio et du soutien financier aux OSN afin que toutes aient accès à une connexion internet stable.

Le Scoutisme Mondial est en train d’évaluer le pour et le contre d’une participation financière par participant des événements virtuels eut égard aux coûts attendus de l’organisation de ces événements virtuels (voir question précédente). Le CMS devrait prendre une décision à ce sujet lors de leur réunion du mois de mars 2021.

Il est normalement prévu d’ouvrir le processus d’inscription aux événements entre avril et mai 2021, soyez attentifs aux informations communiquées via les canaux de l’OMMS et sur scoutconference.org.

Il n’y aura pas d’inter-événement entre le Forum des Jeunes et la Conférence, pas dans sa forme habituelle pour des événements en personne. Plus de travaux sont à réaliser concernant le concept des événements, mais nous prévoyons d’offrir aux participants l’occasion de rester connectés d’une façon ou d’une autre pendant la période entre le Forum des Jeunes et la Conférence, en utilisant le système de patrouilles internationales ou par des préparations, du contenu à la demande et des espaces de rencontre virtuels. 

QUESTION CONCERNANT LE FORMAT

Le Bureau Mondial du Scoutisme a réalisé une étude en profondeur sur les différentes modalités possibles pour l’organisation de la 42e Conférence Mondiale du Scoutisme et du 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial en Août 2021.

Cette étude s’est penchée sur l’impact de la pandémie sur les événements internationaux à grande échelle, en prêtant particulièrement attention à la façon d’élaborer un programme participatif et inclusif tout en veillant à la santé et au bien-être des participants, en respectant les exigences constitutionnelles et en tenant compte des opinions récoltées auprès des OSN. 

Cette étude et les opinions des OSN ont malheureusement mené à la conclusion que dans les circonstances actuelles et à prévoir, organiser un événement international majeur en personne en août 2021 n’était pas une option viable.

Une étude en profondeur a été réalisée ces derniers mois et le CMS a examiné celle-ci avec soin avant d’arriver à cette conclusion. Cette étude incluait, entre de nombreux éléments, une évaluation de la situation financière des organisations, des possibilités pour les délégations de faire le déplacement, de la situation d’autres organisations internationales et OSN vis-à-vis de leurs assemblées générales, de la nécessité pour l’OMMS de faire avancer ses processus de gouvernance et de l’imprévisibilité de la pandémie. 

De plus, le BMS a appelé les OSN à se joindre à des groupes de discussion sur les différentes modalités possibles des événements à travers de la circulaire 40/2020. 25 OSN se sont montrées intéressées, parmi lesquelles 18 ont été invitées à partager leur opinion afin de garantir la diversité des celles-ci. Ces opinions ont été prises en compte pour l’étude. 

Avec expériences d’autres événements de l’année dernière et l’aide et la participation de tierces parties, nous sommes confiants quant à notre capacité à organiser des événements virtuels de qualité pour garantir la pérennité de la bonne gouvernance au sein de l’OMMS.

Le Forum des Jeunes et la Conférence virtuels seront entièrement organisés par l’OMMS, sans hôte officiel.

Non, la décision d’organiser les événements de façon virtuelle ne concerne que la 42e Conférence Mondiale du Scoutisme et le 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial en 2021.

L’OMMS et les candidats à l’accueil de la 43e Conférence Mondiale du Scoutisme et du 15e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial s’attendent à des événements en personne en 2024. De plus, conformément à l’article XII.1 de la Constitution de l’OMMS, seule la Conférence peut décider du lieu et de la date de sa réunion triennale.

Évidemment, la tenue virtuelle de la 42e Conférence Mondiale du Scoutisme et du 14e Forum des Jeunes du Scoutisme Mondial, tout comme l’expérience accumulée grâce aux différents événements qui ont eu lieu pendant la pandémie, apporteront à l’OMMS leur lot d’apprentissages et d’expertise en matière d’organisation d’événements virtuels, ce qui résultera sans aucun doute positif pour les événements Scouts futurs.

EXPÉRIENCE VIRTUELLE

Un programme « l’ABC du délégué » sera mis à disposition des participants dans les mois précédant les événements, avec différents cours pour apprendre à maîtriser les outils technologiques, se familiariser avec le rôle de délégué et découvrir les propositions qui seront discutées par la Conférence. Rejoindre les patrouilles internationales permettra également aux participants de rencontrer et d’apprendre des autres. 

Une équipe de soutien spécifique sera également à disposition pour répondre aux questions des participants et les conseiller afin de garantir une préparation sans heurts; ce soutien ira des problèmes techniques, tels que trouver une connexion internet de qualité, jusqu’aux questions liées au programme événements.

Nous comprenons que tenir ces événements de façon virtuelle fait surgir des obstacles tout autant que de nouvelles opportunités; et des travaux ont déjà été entrepris pour essayer d’imaginer à quoi cette expérience ressemblerait. 

Une expérience positive et participative pour tous est au centre de tous les travaux de planification de ces événements virtuels. Grâce à une plateforme de conférence virtuelle, les participants auront accès à du support technique, pourront prendre part aux décisions concernant l’avenir du Scoutisme Mondial, pourront apprendre lors d’ateliers éducatifs, auront l’occasion de s’amuser pendant les activités sociales et rencontreront des Scouts des quatre coins du monde pour trouver de l’inspiration et des idées.

Cette vidéo, vous donnera une idée de ce à quoi ressemblera l’expérience d’un ou une participant(e).

L’équipe technique est en train d’évaluer plusieurs outils de conférence de pointe afin de garantir une expérience immersive qui laisse en même temps de la place pour le côté social et informel des événements.

L’objectif est d’offrir aux participants un programme varié et engageant à travers une plateforme de conférence intégrée qui utilise des outils de participation en ligne et propose des espaces de rencontre et de ludification. 

Une fois la plateforme de conférence choisie et mise sur pied, les délégations recevront des formations et des tutoriels pour s’assurer que tout le monde puisse vivre pleinement les événements virtuels.

Le programme des événements virtuels sera composé d’éléments variés, depuis les séances institutionnelles pour la prise de décision aux activités sociales, en passant par des séances en direct ou pré-enregistrées, des ateliers pour apprendre ou des foires au projet pour découvrir des initiatives ou des meilleures pratiques.

Le programme est envisagé de façon à offrir aux participants une phase de préparation, pour qu’ils s’habituent aux outils, découvrent les propositions qui feront l’objet de votes et entament des discussions sur différents sujets. 

Pendant les événements, il y aura chaque jour une période qui rassemblera tous les participants, où qu’ils soient dans le monde, pour vivre en direct des moments clés de l’événement (les votes, par exemple). Avant et/ou après ce moment, de nombreuses activités en direct ou pré-enregistrées et à la demande seront disponibles et les participants pourront les choisir selon leurs besoins et leurs fuseaux horaires, ils pourront se créer leur propre programme.

Les OSN sont invitées à proposer des sujets à ajouter à l’ordre du jour de la Conférence avant le 23 mars pour les sujets généraux. Plus d’informations sur scoutconference.org/agenda.

Nous avons répertorié tous les pays des Organisations Membres de l’OMMS avec leur fuseau horaire afin de parvenir à une solution qui convienne au mieux à la majorité des délégations. Mais au vu de l’ampleur de l’événement, nous demanderons de la compréhension et de la souplesse de la part des délégations.  

La question précédente peut vous donner une idée du programme tel qu’imaginé afin de tenir compte des fuseaux horaires, ou vous pouvez visiter scoutconference.org/agenda pour de plus amples détails.

La fatigue virtuelle a été identifiée comme un défi à adresser, défi qui a également été mentionné par les OSN dans les groupes de discussion. Nous avons plusieurs idées de façons d’adresser ce défi, y compris:

  • Contrôler la longueur des séances en direct et garantir des pauses régulières
  • Utiliser des outils et des méthodes virtuelles variés pour faire participer le public
  • Nommer des présentateurs et des président(e)s dynamiques
  • Offrir du contenu pré-enregistré avant l’événement pour que les participants puissent étaler le programme au maximum
  • Permettre aux participants de personnaliser leur programme
  • Proposer un programme, des méthodes de présentations des sujets variés

Nous serions heureux de recevoir les opinions ou les idées des OSN afin d’offrir à tous une expérience positive, contactez-nous via conference2021@scout.org pour nous donner vos idées. 

Même si un événement international en personne ne semble pas possible à organiser en août 2021, nous pensons que les événements virtuels seront l’occasion pour le Mouvement de se réunir en ces temps inédits. Nous voyons ces événements virtuels comme une chance d’entretenir notre motivation pour continuer à grandir ensemble et plus forts vers la Vision 2023 et pour garantir la continuité de la bonne gouvernance au sein de l’OMMS. 

Les participants sentiront l’unité du Mouvement en se réunissant tous au même endroit, en ligne, et en prenant part aux activités sociales et de rencontre avec les autres Scouts.

Une série d’activités sociales seront organisées tout au long de l’événement pour que chacun puisse s’amuser et rencontrer les autres participants des quatre coins du monde, afin d’avoir vraiment l’impression de vivre un événement scout. 

Nous organiserons des moments fun et participatifs et nous ajouterons des éléments de ludification à travers le programme des événements pour que tout le monde reste constamment motivé. Nous mettrons sur pieds des patrouilles internationales qui rassembleront des participants pour plus de soutien, d’interactions et de partage d’expérience. 

Une « soirée internationale » pleine de surprise est également en préparation, à travers de laquelle les délégations pourront célébrer la diversité des cultures représentées aux événements. Restez attentifs à nos communications pour plus d’informations.

Oui ! Rencontrer d’autres Scouts est une partie intégrante d’un événement scout, et un événement virtuel n’y fera pas exception. Les participants auront la possibilité de visiter différents espaces de réseautage, que ce soit via messages instantanés ou des pauses café virtuelles inclues dans le programme. Nous pensons également permettre aux participants d’organiser des réunions informelles entre délégations pour mener des discussions importantes autour des différentes décisions de la Conférence.

Les patrouilles internationales seront également des espaces de réseautage et de rencontres à travers lesquels rencontrer d’autres Scouts du monde, se soutenir les uns les autres et partager son expérience de l’événement.

PARTICIPATION VIRTUELLE

Toutes les OSN auront la chance de participer aux événements et nous espérons que les organiser virtuellement les rendra encore plus accessible. 

Nous comprenons que l’accès à une connexion internet de qualité puisse être un problème pour certaines OSN. C’est pourquoi nous mettrons en place des mécanismes de soutien pour aider à surmonter au mieux ce type d’obstacles.

Comme à chaque Conférence, si une Organisation Membre se voit dans l’impossibilité de participer, il est possible de prendre des dispositions, selon la règle 4.e des Règles de procédure interne, pour arranger un vote par procuration avec une autre Organisation Membre. Plus d’informations à ce sujet suivront.

Nous espérons qu’organiser ces événements virtuellement les rendra plus accessibles, ce qui conduira à une participation plus importante, de délégués, observateurs ou du public en général. 

Les Organisations Membres peuvent sélectionner jusqu’à six délégués pour les représenter, ceux-ci prendront part aux votes et aux discussions autour des votes. Elles peuvent également sélectionner des observateurs pour compléter leur délégation, observateurs qui pourront participer à l’événement et aux discussions générales de l’événement. Plus d’informations dans les RoP, règle 4.

Nous encourageons les Organisations Membres à sélectionner deux délégués et quatre observateurs au plus pour le Forum des Jeunes, tel qu’écrit dans les lignes directrices du Forum des Jeunes.

[MISE À JOUR] Comme annoncé dans la Circulaire 37/2020, le CMS a approuvé une nouvelle tranche d’âge pour les jeunes participants, de 18 à 27 ans (compris). L’esprit scout nous a encouragé à opérer ce changement, pour permettre aux participants qui étaient éligibles pour l’événement en 2020 de participer à l’événement en 2021. De plus, le CMS a aligné l’âge requis pour être éligible au poste de Jeune conseiller du Comité Mondial du Scoutisme pour le mandat 2021-2024 sur l’âge requis pour participer au 14e FJSM en 2021.

Lors de l’inscription en ligne, les participants seront clairement identifiés selon leur rôle pendant l’événement: chefs de délégation, délégués, observateurs, invités, etc.  Seules les personnes avec une autorisation en bonne et due forme de leur OSN recevront une accréditation de délégué ou observateur. Il y aura des systèmes de sécurités pour garantir que les participants aient l’accès ad hoc à la plateforme de conférence et au système de vote.

Pendant les séances et direct, la Présidence facilitera les discussions avec l’aide d’outils de participation en ligne afin de garantir que les délégations exercent leur droit à la parole et au vote convenablement et conformément aux RoP.

Nous comprenons que l’accès à une connexion internet de qualité puisse être un problème pour certaines OSN. Nous avons commencé à recenser l’état des connexions internet de chaque OSN pour déterminer quelles OSN auront besoin de support direct. Nous travaillerons avec plaisir avec ces OSN pour résoudre autant que possible les problèmes de connexion potentiels, que ce soit en proposant du soutien financier pour obtenir de meilleurs forfaits, en encourageant un partenariat avec le gouvernement local ou une entreprise pour utiliser leurs infrastructures internet, ou par d’autres moyens appropriés. 

Les langues officielles de l’OMMS et des événements sont l’anglais et le français. Dès lors, les présentations des séances, l’ordre du jour, les propositions de résolutions et les amendements doivent être présentés dans l’une de ces deux langues. Lors de la Conférence, l’interprétation sera également proposée en arabe, espagnol et russe pendant les séances plénières.

Nous nous efforçons de rendre les événements le plus inclusif possible, et nous comprenons que la langue est un aspect crucial pour les délégations, en particulier dans un contexte virtuel. De plus, l’OMMS fera tout son possible pour fournir les documents importants pour la conférence (en particulier les documents concernant les propositions de résolutions et les documents de conférence) en anglais, français, espagnol, russe et arabe.

INSTITUTIONNEL

Les RoP ont été revues et adaptées pour y inclure des dispositions pour la tenue virtuelle des événements. Parmi ces révision se trouvent:

  • Des modifications concernant les processus de vote pour un format d’événement virtuel.
  • Clarification de la définition de « présence » dans le contexte d’une réunion virtuelle.
  • Changements dans les dates butoirs pour la proposition d’amendements et de résolutions d’urgence, pour que celles-ci soient définies en fonction du temps exact restant avant une séance de vote (mais les délais restant sensiblement les mêmes)
  • De la souplesse en ce qui concerne les candidatures au Comité Mondial du Scoutisme pour que chaque candidature soit équitable et juste dans le contexte d’une réunion virtuelle.

Pour les informations détaillées, veuillez consulter scoutconference.org/rules-of-procedure ou l’annexe 2 de la circulaire 01/2021.

Selon l’article XII.4 de la Constitution de l’OMMS, la présence d’au moins la moitié des Organisations Membres de l’OMMS sera confirmée lors de la séance d’ouverture par le Comité de vérification des pouvoirs (RoP Règle 4.d). 

Dans le cas d’une conférence virtuelle, le Comité de vérification des pouvoirs utilisera le système d’inscription et de participation en ligne choisi pour la Conférence pour déterminer les présences. Il y aura des systèmes de sécurités pour garantir que chaque délégation et chaque délégué ait l’accès ad hoc à la plateforme de conférence et au système de vote.

L’OMMS est en train d’examiner différentes options de vote électronique en se basant sur son expérience de la Conférence Mondiale du Scoutisme de 2017, de la Conférence Interamérique du Scoutisme de 2018, de la Conférence Européenne du Scoutisme de 2019 et sur les bonnes pratiques internationales. Après cet examen, une décision sera prise quant au système de vote à utiliser, les considérations principales concernant avec les mesures d’identifications, la garantie d’un vote en toute sécurité, la fiabilité et la facilité d’utilisation. Nous déciderons également d’un système de secours au cas où le système principal rencontrerait des problèmes.

Les délégations auront à leur disposition des formations et des tutoriels sur l’utilisation du système de vote, pour garantir que chaque OSN en règle auprès de l’OMMS puisse voter au moment opportun et de façon sûre.

Oui ! Conformément aux Règles de procédure interne, règle 2, les OSN peuvent proposer des sujets et points à ajouter à l’ordre de jour de la Conférence. Comme expliqué dans la circulaire 01/2021, les Organisations Membres sont invitées à suggérer des sujets à ajouter à l’ordre du jour avant le 23 mars 2021 pour les sujets généraux.

Les OSN seront également invitées à donner leur avis dans les mois à venir afin d’assurer que les sujets des séances soient pertinents compte tenu de leurs réalités actuelles. Il est important de proposer un programme qui inspire les délégués et leur offre de nouvelles connaissances et compétences à utiliser dans leurs OSN.

Nous nous assurerons d’aider les candidats à préparer leurs présentations pour leurs candidatures à l’accueil d’événements scouts mondiaux afin de garantir au mieux une représentation équitable, que ce soit en matière de qualité de présentations pré-enregistrées ou de présentation directe à la Conférence. L’ordre du jour contient également un moment de rencontre virtuel, une sorte de foire durant laquelle les participants pourront approcher les candidats et leur poser des questions. Plus de détails et des conseils suivront en temps voulu. 

Nous ferons également notre possible pour présenter les candidatures à l’accueil des événements scouts mondiaux le plus tôt possible pour que les délégations les examinent et aient le temps de prendre contact avec les candidats, et vice-versa, de leur propre chef. 

Le Code de Conduite de l’OMMS, le Code de Conduite pour les candidats à l’accueil d’événements scouts mondiaux et les mesures À l’abri de la maltraitance doivent être respectés à tout moment.

Nous nous assurerons d’aider les candidats à préparer leurs présentations pour leurs candidatures afin de garantir au mieux une représentation équitable, que ce soit en matière de qualité de présentations pré-enregistrées ou de présentation directe au Forum des Jeunes ou à la Conférence. L’ordre du jour contient également un moment de rencontre virtuel, une sorte de foire durant laquelle les participants pourront approcher les candidats et leur poser des questions. Plus de détails et des conseils suivront en temps voulu. 

Nous ferons également notre possible pour présenter les candidatures le plus tôt possible pour que les délégations les examinent et aient le temps de prendre contact avec les candidats, et vice-versa, de leur propre chef. 

Le Code de Conduite de l’OMMS, le Code de Conduite pour les élections et les mesures À l’abri de la maltraitance doivent être respectés à tout moment.

REPORT DES ÉVÉNEMENTS DE 2020 À 2021

Le BMS n’anticipe pas de problème lié au report de l’appel à candidatures pour l’accueil de futurs événements mondiaux. Nous coopérerons étroitement avec les candidats pendant cette période pour leur fournirons le soutien nécessaire.

Une évaluation de l’impact du report de la Conférence Mondiale du Scoutisme sur ces événements a été réalisée en collaboration avec les Comités Scouts Régionaux et les hôtes de ces événements. Quand c’était nécessaire, les procédures institutionnelles ont été enclenchées dans les Régions concernées pour adapter le calendrier de ces événements.

[MIS À JOUR] Le CMS a dévoilé via la circulaire 31/2020 le plan de l’OMMS pour 2020-2021, dont l’objectif principal est de fournir du soutien aux OSN dans leur adaptation aux contextes locaux et mondiaux post-COVID-19, tout en continuant à avancer vers la Vision 2023. Le CMS a également passé en revue, nommé ou prolongé les nominations des bénévoles nécessaires pour contribuer à la mise en œuvre de ces projets.

Par défaut, si la 42e Conférence se tient en 2021, la 43e Conférence aura lieu en 2024 (voir article XII.1 de la Constitution de l’OMMS). La 42e Conférence pourrait envisager de raccourcir la période triennale 2021-2024 si une proposition de résolution en ce sens est avancée. Pour être accepté, une telle proposition de résolution nécessiterait une majorité des deux tiers car le principe de période triennale est inscrit dans la Constitution de l’OMMS.

Le mandat des membres votants du CMS est lié aux réunions de la Conférence, selon l’article XIII.3 de la Constitution de l’OMMS. Dès lors, avec le report de la Conférence à 2021, le mandat des membres votants du CMS sera prolongé jusqu’à la tenue de la Conférence reportée.

Les Lignes directrices du 13e Forum indiquaient que les JC sont élus « pour une période de trois ans ». Ces Lignes directrices sont approuvées par le CMS. Si le référendum est approuvé et que les deux événements sont reportés, le CMS a décidé qu’il prolongerait le mandat des JC actuels jusqu’à la tenue du 14e Forum.